Case Study: Streamlining Internship Onboarding for a Global Asset Manager

Os benefícios da contratação de estagiários são bem conhecidos. Os estagiários oferecem apoio valioso e novas perspectivas aos funcionários existentes, ajudam as empresas a identificar talentos futuros e gerar publicidade positiva, conectando os negócios às instituições educacionais e à comunidade. De acordo com a Enterprise hoje (2023), as indústrias financeiras, contábeis e de consumidores lideram as ofertas de estágios, contribuindo com cerca de 36% do mercado geral de estágio, com os serviços financeiros somente para 19%. Uma de nossas ofertas de serviço, o principal atendimento, foi projetado para preencher essa lacuna. Trabalhando em estreita colaboração com as empresas, aliviamos a carga de trabalho legislativa e administrativa associada a novas contratações, permitindo que as empresas se concentrem no que fazem de melhor. Nosso papel é garantir um processo de integração suave e eficiente que minimize a carga administrativa, cumpra todos os requisitos regulatórios necessários e fornece uma introdução de primeira classe aos negócios e ao mundo profissional para os estagiários. Este ano, gerenciamos a integração e a folha de pagamento por sua coorte de 20 novas contratações de estágio. Isso incluiu várias etapas principais:

Whilst many large corporates offer long-standing internships, smaller businesses often miss out on these benefits due to having smaller infrastructure or a lack of capacity or resources to onboard and manage additional workers and their payroll. One of our service offerings, Core-Asset Engage, is designed to fill this gap. Working closely with businesses, we alleviate the legislative and administrative workload associated with new hires, allowing businesses to focus on what they do best.

As part of the support we provide to a leading Global Asset Manager with their internship programme, we manage the onboarding and payroll for their internship cohort across Edinburgh and London. Our role is to ensure a smooth and efficient onboarding process that minimises administrative burden, complies with all necessary regulatory requirements, and provides a first-class introduction to the business and the professional world for the interns. This year, we managed the onboarding and payroll for their cohort of 20 new internship hires.

We implemented a comprehensive onboarding process tailored to the client’s needs. This included several key steps:

1. Engajamento inicial

Como parceiro de confiança, sabemos o valor de fornecer um serviço personalizado. O estágio inicial de engajamento entre a consultoria de ativos núcleo e os candidatos cria uma base forte para os estágios posteriores do processo, fornecendo clareza.

We conducted initial phone calls with each intern to introduce Core-Asset Consulting and explain our role in their internship process, and give an overview of the process ahead.

2. Triagem pré-emprego (PES)

O próximo estágio do processo é a triagem candidata, para dar confiança ao empregador em suas contratações. Concluímos uma gama completa de cheques de triagem pré-emprego, incluindo criminosos, educação, sanções, direito ao trabalho (RTW) e verificações internacionais, quando aplicável.  Oferecemos ao nosso cliente a flexibilidade e o escopo para executar qualquer triagem adicional necessária para garantir total confiança antes do programa de estágio.

3. Gerenciamento de contratos

Emitimos contratos para a coorte de estágio e fornecemos explicações detalhadas do quadro de horários e processos de férias. Nossos serviços de contrato digital e gerenciamento de documentos simplificaram o processo, tornando -o rápido, fácil e eficiente para os gerentes de estagiários, RH e contratação.

4. Atualizações de progresso

Mantivemos a comunicação regular com o cliente e os estagiários para mantê -los informados sobre o progresso das verificações de triagem.

5. Conclusão e confirmação

Enviamos a documentação do cliente confirmando as descobertas de nossas verificações de triagem, o direito de trabalhar do estagiário e os detalhes da tarefa. Após a aprovação de nosso cliente, fornecemos todos os detalhes iniciais dos estagiários e os configuramos em nosso sistema de folha de pagamento.

6. Suporte em andamento

Nós fornecemos suporte contínuo aos estagiários durante toda a sua colocação, permanecendo disponíveis para abordar quaisquer perguntas ou preocupações. O contato pessoal regular não apenas garantiu a conformidade com todos os requisitos regulatórios, mas também promoveu um ambiente de apoio, levando a uma taxa de envolvimento e retenção de 100%. O uso de serviços de contrato digital e gerenciamento de documentos, juntamente com um sistema de quadro de horários amigáveis, reduziu significativamente a carga administrativa nos gerentes de RH e contratação do cliente. Essa abordagem aumentou a experiência geral para os estagiários, permitindo que eles se concentrem em seus papéis sem estresse desnecessário. Seja um estagiário ou 50, uma temperatura sazonal ou o período de tempo parcial, estamos aqui para ajudar.

Results

The structured and highly personal approach resulted in a seamless onboarding process for all interns. Regular personal contact not only ensured compliance with all regulatory requirements but also fostered a supportive environment, leading to a 100% candidate engagement and retention rate. The use of digital contract and document management services, along with a user-friendly timesheet system, significantly reduced the administrative load on the client's HR and hiring managers. This approach enhanced the overall experience for the interns, allowing them to focus on their roles without unnecessary stress.

Our tailored approach, coupled with digital solutions, provides an efficient and stress-free experience for both the client and the interns, and is an extension of our commitment to excellence and client satisfaction.

Contact us

We know the value that internships can bring to your business. Whether it’s one intern or 50, a seasonal temp or term-time part-time hire, we’re here to help.

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